Aufbau einer internen Meldestelle
Bauen Sie eine interne Meldestelle auf? Diese Seite hilft Ihnen beim Aufbau der intenen Meldestelle.
Checkliste Hinweisgeberschutzgesetz
Für den Aufbau einer internen Meldestelle müssen Sie
- zuständige Personen berufen,
- diesen Personen genug Zeit und Material zur Verfügung stellen, damit diese
- den Prozess für Hinweise definieren,
- evtl. eine Whistleblowing-Policy und Datenschutzhinweise vorbereiten,
- evtl. ein Hinweisgeberportal einführen,
- evtl. den Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte informieren und
- die Einführung der internen Meldestelle betriebsintern begleiten können (u.a. mit einem Aushang).
Tipps für den Aufbau einer internen Meldestelle
Machen Sie eine Fachkundeschulung.
Definieren Sie, wer Teil Ihrer internen Meldestelle ist.
Definieren Sie die Arbeitsweise bzw. die Prozesse, wie Sie eingehende Hinweise bearbeiten. Das Fall-Management von einer Hinweisgeberportal Software gibt Ihnen dabei Halt.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit innerhalb der Meldestelle weisungsunabhängig ist.
Machen Sie sich bewusst, dass Sie bei medialer Berichterstattung oder absehbaren juristischen Konsequenzen die Ermittlungen von zB. einer Kanzlei durchführen lassen sollten.
Andauernde Information
Informieren Sie Mitarbeitende direkt nach Aufbau und dann fortlaufend über die interne Meldestelle. Gehen Sie dabei sicher, dass Sie folgende Asprekte immer wieder betonen:
- Warum und wofür es die Meldestelle gibt
- "Wir bestätigen den Eingang von Hinweisen innerhalb von sieben Tagen."
- "Wir beantworten Hinweise mit Ergebnissen und Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten."
- "In der Meldestselle arbeiten X, Y und Z."
- "Ihre Hinweise sind vertraulich (nach § 8 HinSchG)."
- "Wir sind weisungsunabhängig."
- Dringend empfohlen: "Wir nehmen auch anonyme Hinweise entgegen."
Verwenden Sie Aushänge, Intranet bzw. Wiki, Slack-Erinnerungen, E-Learnings und alle weiteren Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Besetzung der internen Meldestelle
Es wird empfohlen, dass Sie die interne Meldestelle mit mindestens zwei Personen besetzen, um die Fristwahrung auch bei Urlaub und Ausfall durch krankheitsbedingter Abwesenheit zu garantieren.
Wenn Sie eine interne Person in die interne Meldestelle berufen, müssen Sie sicher gehen, dass
- die Unabhängigkeit (gegenüber anderen Personen, Abteilungen, etc.) gewahrt bleibt,
- keine Interessenskonflikte bestehen können und
- diese Person die Fachkunde besitzt.
Beste Praxis ist die Bestellung einer Ombudsperson für bestimmte Fälle (Vertretungsregel für Interssenskonflikte). GlobaLeaks erlaubt dafür zB. die Auswahl der Empfänger:innen in den einzelnen Kanälen.
Empfehlenswert ist ebenfalls die Besetzung von mindestens einer Frau und einem Mann in der internen Meldestelle. So können Sie Fälle von Diskriminierung etc. adäquat aufarbeiten.
Gründe für externe Ombudspersonen
Die Besetzung mit externen Ombudspersonen verhindert alle möglichen Probleme, die mit der Besetzung durch interne Mitarbeitende einhergehen.
In aller Regel sind externe Personen komplett unabhängig und haben keine Interessenskonflikte bei der Bearbeitung von Hinweisen.
Außerdem sind externe Ombudspersonen spezialisiert und verfügen in der Regel über mehr Fachkunde und Know-How im Umfang mit gemeldetem Fehlverhalten.
Externe Ombudspersonen können für Sie außerdem die Erstellung von einer Whistleblowing-Policy, Datenschutzhinweisen usw. durchführen.
Keine Ombudperson zur Hand? Bitte wenden Sie sich an den Support.
Aushang Hinweisgeberschutzgesetz Muster
Hier finden Sie zum Download bereit ein Muster für die Bekanntmachung der internen Meldestelle in Ihrer Organisation:
Der Text lautet wie folgt:
MELDEN SIE FEHLVERHALTEN IN DER INTERNEN MELDESTELLE
Liebe Kolleg:innen,
ab sofort können Sie Fehlverhalten anderer Mitarbeiter:innen in unserer internen Meldestelle melden. Über unsere Website können Sie Hinweise einstellen.
Unsere Website:
https://hinweise.example.com
Technisch komplett anonym mit dem Tor Browser:
abcdef.onion
Sie können Hinweise anonym einreichen. Ihre Hinweise sind vertraulich (nach § 8 HinSchG) und können nur durch unser Team eingesehen werden. Wir untersuchen Hinweise weisungsunabhängig im Team der internen Meldestelle. Wir bestätigen den Eingang von Hinweisen innerhalb von sieben Tagen. Wir beantworten Hinweise mit Ergebnissen und Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten.
Ihr Team der internen Meldestelle
Maria Musterfrau
Max Mustermann