Verfahrensordnung
Als Team der internen Meldestelle sollten Sie dringend eine (im Unternehmen öffentliche) Verfahrensordnung erstellen. Darin sollten Sie transparent Ihre Grundsätze und Vorgehensweise definieren. Eine Verfahrensordnung hilft Ihnen bei der Durchführung Ihrer Arbeit.
Wichtige Aspekte eines Verfahrens
Zu Beginn eines Verfahrens haben Sie zumeist nur einen Hinweis aus der Sicht eines Opfers oder von Zeugen vorliegen. Indem Sie eindeutige Regeln für Ihr Verfahren aufstellen und nach diesen handeln schützen Sie
- echte Betroffene,
- zu unrecht Beschuldigte vor unwahren Anschuldigungen,
- die Integrität der Meldestelle.
Sie sollten Hinweisgebenden nicht pauschal glauben. Hinweisgebende müssen sich aber sicher fühlen und ernst genommen werden.
Muster Verfahrensordnung
Dieses Muster ist inspiriert von den Grundätzen der Strafprozessordnung (StPO), des Grundgesetzes der Bundesrepublik Deutschland sowie der UN-Menschenrechskonvention.
Diese Verfahrensordnung ist ein Beispiel. Es wird keine Gewähr oder Haftung für deren Inhalte übernommen. Konsultieren Sie einen Anwalt für eine rechtssichere Verfahrensordnung.
VERFAHRENSORDNUNG FÜR DIE INTERNE MELDESTELLE
EINLEITUNG EINES VERFAHRENS
Ein Verfahren wird mit dem Eingang eines Hinweises über unser Meldeportal eingeleitet.
Wir bestätigen den Eingang eines Hinweises über das Meldeportal innerhalb von sieben Tagen im Meldeportal selbst.
Wenn kurzfristig deutlich mehr Hinweise als üblich eingehen, prüft das Team der internen Meldestelle a) in welchem Zusammenhang die Hinweise stehen könnten und b) welchen Zweck Hinweisgebende mit der gleichzeitigen Meldung verfolgen könnten, bevor es detaillierte Ermittlungen aufnimmt.
ERMITTLUNGSVERFAHREN
Es gilt die Unschuldsvermutung. Beschuldigte gelten als unschuldig solange Ihre Schuld nicht zweifelsfrei festgestellt werden kann. Diese Schuld kann im Zweifel nur ein Gericht feststellen.
Die interne Meldestelle handelt unabhängig und unparteiisch.
Alle Beteiligten haben das Recht auf ein faires Verfahren.
Die interne Meldestelle kann zur Untermauerung von Beschuldigungen in einigen Fällen eine eidesstattliche Erklärung erbeten. Es werden nur solche Erklärungen angenommen, die von einem Notar urkundlich bestätigt werden. Die Kosten für diese Beurkundung übernimmt die interne Meldestelle. Für die Erstattung ist ein Beleg vorzulegen.
Durchsuchungen des betriebsinternen Arbeitsplatzes und betriebseigener Infrastruktur führen wir im Rahmen der gesetzlichen Regelungen durch. Betroffene Personen werden nach Durchführung darüber informiert.
Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten über ergriffene und weiter geplante Folgemaßnahmen. Auf persönliche Konsequenzen für Beschuldigte Personen können wir aus Datenschutzgründen nicht eingehen.
Die interne Meldestelle informiert die Geschäftsleitung sowie die Personalabteilung über in der internen Ermittlung bestätigte Hinweise, damit diese mögliche Folgemaßnahmen ergreifen können.
Die interne Meldestelle hält eine Dokumentation des Falls für mindestens drei Jahre vor.
HINWEISGEBERRECHTE
Alle Hinweisgebenden haben das Recht auf Vertraulichkeit ihrer Identität.
Sollte im Rahmen der Ermittlungen (z.B. bei Befragungen) die Gefahr bestehen, dass die Identität womöglich zwangsläufig offen gelegt wird, ist eine Einverständniserklärung dafür einzuholen.
Ist es geboten die Identität der hinweisgebenden Person der Staatsanwaltschaft offen zu legen, wird diese darüber vorab informiert.
BESCHULDIGTENRECHTE
Sollten Beschuldigte im Rahmen der Ermittlungen befragt werden, haben sie das Recht mitgeteilt zu bekommen, was Ihnen vorgeworfen wird. Dies geschieht unter Wahrung der Vertraulichkeit über die Identität der hinweisgebenden Person.
Beschuldigte haben das Recht auf (juristischen) Beistand.
Beschuldigte haben das Recht zu schweigen.
Beschuldigte haben das Recht, vor Abschluss der internen Ermittlung gehört zu werden.
TRANSPARENZ
Die interne Meldestelle veröffentlicht einen jährlichen Bericht über die Anzahl der eingegangenen Meldungen. Der Bericht erscheint jährlich im Januar für das vorangegangene Jahr.