Was tun, wenn ein Hinweis eingeht?

In aller Regel gehen sehr wenige Fälle pro Jahr ein. Wenn ein Hinweis eingeht, ist das immer eine besondere Situation. Dieser grobe Ablauf hilft Ihnen als schnelle Orientierungshilfe:

1. Versenden Sie eine Eingangsbestätigung innerhalb der gesetzlichen Frist von 7 Tagen:

   Sehr geehrte Hinweisgeber:in,
   
   wir haben Ihren Hinweis vom {Datum} erhalten und beginnen mit der Bearbeitung.
   
   Mit freundlichen Grüße
   {Vorname Name}

2. Prüfen Sie, ob

   • dieser Hinweis relevant für Ihre Arbeit in der internen Meldestelle ist UND
   • dieser Sachverhalt der Wahrheit entsprechen könnte.

3. Planen Sie die weiteren Ermittlungen und führen Sie diese Ermittlungen durch indem Sie nur die notwendigen Personen einbinden.

4. Legen Sie Folgemaßnahmen fest. Das können beispielsweise sein:

   • Ausgliederung der internen Untersuchung an eine Kanzlei.
   • Erstattung einer Anzeige bei der Staatsanwaltschaft.
   • Meldung des Sachverhalts an die HR-Abteilung zur möglichen Ergreifung von Disziplinarmaßnahmen durch selbige.
   • Einstellung der Untersuchung (aus Mangel an Beweisen).
   • weitere Maßnahmen

5. Teilen Sie der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten ergriffene und weiter geplante Folgemaßnahmen mit. Begründen Sie diese. Auf persönliche Konsequenzen für Beschuldigte Personen können Sie evtl. aus Datenschutzgründen nicht eingehen.

6. Halten Sie eine gerichtsfeste Dokumentation für mindestens 3 Jahre vor.

Unterlagen aus Ihrer Fachkundeschulung sollten weitere, detaillierte Informationen bereit halten.

Warnung

Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit.